Zentral beschaffen: Einkauf findet auf unterschiedlichen Ebenen und in vielen Bereichen statt

Der öffentliche Einkauf ist ein erheblicher Wirtschaftsfaktor, der trotz knapper Haushaltskassen, oft nicht so effektiv genutzt wird, wie es sein könnte. Die Einbeziehung von Umwelt, Innovation und Soziales bedeutet durchaus die Chance qualitativ höherwertige Leistungen zu bekommen, die nicht zwangsläufig teurer sein müssen.

Für einen effektiveren Einkauf ist es in jedem Fall erforderlich, zunächst hausintern eine Bestandsaufnahme über die bisherigen Beschaffungsstrukturen und Einkäufe zu machen. Wo können Einspareffekte erzielt werden und an welcher Stelle machen die Mengen oder finanziellen Aufwendungen  ein umsteuern sinnvoll?

Nutzen Sie hierzu das kreative Potential Ihrer Belegschaft und entwickeln Sie gemeinsam Strategien, den Einkauf effektiver und damit im Ansatz bereits wirtschaftlicher zu gestalten.

Teilnehmen sollten z.B. Akteure aus:

• Einkauf und Beschaffung der verschiedenen Ämter inkl. Bauamt
• Kommunaler Energieagentur
• Umweltamt
• Gebäudemanagement
• Rechtsamt
• Kämmerei
• Lieferanten/Dienstleister (extern)

Aus der Praxis:

Der Bremer Senat hat beispielsweise den Einkauf für verschiedene Produktgruppen zentralisiert. Durch gebündelte Bestellungen können günstigere Preise bei den Lieferanten erzielt, aber auch Marktmacht unmittelbar wirksam werden. Regelmäßige Beschaffungskonferenzen – intern und extern - dienen dazu, den Einkauf weiter zu optimieren. Mehr dazu unter www.immobilien.bremen.de.

Der Bremer Senat und die Bürgerschaft haben die Optimierung ihres „Beschaffungsapparates“ gleichzeitig genutzt, den Klimaschutzaspekt in den öffentlichen Einkauf einzubeziehen. Damit sind die Weichen gestellt, über einen entsprechenden Grundsatzbeschluss der politischen Entscheidungsebene dies auch in der Beschaffungsordnung zu manifestieren.

Alles andere muss dann in der täglichen Arbeit und – wenn möglich – unter professioneller Anleitung und Fortbildung entwickelt werden. Hilfreich ist es, mit einigen konkreten Produkten oder Dienstleistungen zu starten. Damit lässt sich am besten Erfahrungswissen generieren.

Berlin gibt die Einbeziehung von (Mindest-)Umweltkriterien beim Einkauf vor

Nachhaltige Beschaffung setzt Markterkundung voraus: Der Auftraggeber ist angehalten, sich bei der Bedarfsermittlung einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Alternativen mit welchen Umweltauswirkungen zur Erfüllung des gewünschten Zwecks zur Verfügung stehen.

• Umweltkriterien werden in Wirtschaftlichkeitsberechnung einbezogen. Dies bedeutet, dass der Zuschlag nicht auf das Angebot mit dem niedrigsten Angebotspreis zu erteilen ist.
• Umweltaspekte müssen im Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand stehen (…), wenn es sich um Eigenschaften handelt, die der Ware oder der Dienstleistung unmittelbar anhaften.
• Dies schließt auch bestimmte Produktionsmethoden (Ökostrom, Holz aus nachhaltiger Waldbewirtschaftung) mit ein.

Quelle: https://www.berlin.de/senuvk/service/gesetzestexte/de/download/beschaffung/VwVBU.pdf